It's Done Services

Privacyverklaring

Als je contact opneemt of mij inschakelt, verwerk ik persoonsgegevens. Hier lees je welke gegevens ik gebruik, waarom ik dat doe en welke rechten je hebt.

Laatst bijgewerkt:

Wie is verantwoordelijk?

It's Done Services is de eenmanszaak van Roel Mandigers. Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Ik heb geen functionaris gegevensbescherming aangesteld. Voor mijn bedrijfsactiviteiten is dat niet verplicht. Met privacyvragen kun je rechtstreeks bij mij terecht.

Welke gegevens gebruik ik?

Ik ontvang gegevens van je als je het contactformulier invult, belt of mailt. Het gaat om je naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam als je die invult en de inhoud van je bericht. Ik verwerk alleen de gegevens die je verstrekt en die nodig zijn voor je vraag of opdracht.

Bij offertes, opdrachten en facturen gebruik ik ook bedrijfsgegevens, het adres van de werklocatie, de naam van je contactpersoon, je btw-nummer en betaalgegevens. Soms ontvang ik zakelijke contactgegevens via je werkgever of opdrachtgever, zodat ik het werk met je kan afstemmen.

Ik vraag niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over je gezondheid. Stuur die niet mee. Ook je BSN of een kopie van je identiteitsbewijs heb ik voor een aanvraag of opdracht niet nodig.

De velden die verplicht zijn in een formulier zijn als zodanig aangegeven. Zonder voldoende contactgegevens kan ik je vraag niet beantwoorden. Voor een opdracht heb ik de gegevens nodig waarmee ik het werk kan uitvoeren en de factuur kan opstellen.

In deze mockup wordt het contactformulier niet verzonden. Gegevens die je daarin typt, worden niet naar mij verstuurd.

De chat op de website

Op de website staat een chat. Daar beantwoordt een AI-assistent je vragen. Dat staat bovenin het chatvenster.

Wat je in de chat typt, sla ik op met het tijdstip en de pagina waarop je was. Laat je je naam, telefoonnummer of e-mailadres achter, dan gebruik ik die om je terug te bellen of te mailen. Je IP-adres sla ik niet leesbaar op, alleen als versleutelde code om misbruik te beperken.

Om je vraag te beantwoorden gaat de tekst van het gesprek naar Anthropic, de maker van het AI-model Claude. Anthropic verwerkt die tekst in mijn opdracht en gebruikt hem niet om zijn modellen te trainen. Anthropic zit in de Verenigde Staten. De doorgifte is geregeld met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Kan de assistent je niet verder helpen, dan krijg ik je vraag en de gegevens die je hebt achtergelaten als melding via Telegram. Zo kan ik het gesprek overnemen.

Chatgesprekken worden na 180 dagen automatisch verwijderd. Je browser onthoudt alleen een gesprekscode, zodat je gesprek blijft staan als je de pagina opnieuw laadt.

Typ geen gevoelige gegevens in de chat, zoals je BSN of medische informatie.

Waarom mag ik je gegevens gebruiken?

Ik gebruik je gegevens voor de volgende doelen en op deze grondslagen:

  • Je vraag beantwoorden en een offerte maken. Vraag je een offerte aan voor jezelf, dan gaat het om maatregelen vóór het sluiten van een overeenkomst. Voor algemene vragen en contact met medewerkers van een zakelijke klant is mijn gerechtvaardigd belang het afhandelen van aanvragen en het onderhouden van zakelijk contact.
  • De opdracht uitvoeren en het werk plannen. Dit is nodig om mijn overeenkomst met je na te komen. Voor gegevens van een contactpersoon bij een zakelijke klant baseer ik mij op mijn gerechtvaardigd belang om de opdracht goed af te stemmen en uit te voeren.
  • Factureren en de administratie bijhouden. Factureren hoort bij de uitvoering van de overeenkomst. Het bewaren van de fiscale administratie is een wettelijke verplichting.

Bij een gerechtvaardigd belang weeg ik mijn belang af tegen je privacy. Ik beperk het gebruik tot wat voor het genoemde doel nodig is. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op deze grondslag.

Hoelang bewaar ik je gegevens?

Ik bewaar je gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ik ze heb ontvangen.

  • Contactaanvragen zonder opdracht: maximaal 12 maanden na het laatste contact over de aanvraag.
  • Klant- en opdrachtgegevens: zolang de klantrelatie loopt en daarna maximaal 2 jaar, gerekend vanaf het einde van de relatie.
  • Facturen en fiscale administratie: 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht. Die termijn begint zodra de gegevens niet meer actueel zijn voor de bedrijfsvoering. Voor een afgesloten boekjaar is dat doorgaans na afloop van dat jaar.

Voor gegevens waarvoor de wet een langere bewaartermijn voorschrijft, geldt die wettelijke termijn. Na afloop verwijder ik de gegevens of maak ik ze anoniem.

Met wie deel ik gegevens?

Ik verkoop je persoonsgegevens niet. Ik deel alleen gegevens die nodig zijn om mijn werk te doen of om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Ik gebruik dienstverleners voor webhosting en e-mail, boekhouding, facturatie en mijn bedrijfsportaal. Webhosting en e-mail lopen via Versio, een Nederlandse hostingpartij. Voor facturatie gebruik ik Rompslomp. Mijn bedrijfsportaal draait op een server van Hetzner in Duitsland.

Dienstverleners krijgen alleen toegang voor zover hun dienst dat vereist. Waar een partij gegevens namens mij verwerkt, is een verwerkersovereenkomst vereist. Daarin worden onder meer beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van gegevens geregeld. Als de wet dat verplicht, verstrek ik gegevens aan een bevoegde instantie, zoals de Belastingdienst.

Waar worden je gegevens verwerkt?

Mijn uitgangspunt is verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Ik geef je klant- en opdrachtgegevens niet door buiten de EER.

Deze mockup gebruikt externe diensten. Lettertypes worden geladen via Google Fonts. De homepage laadt scripts via cdnjs en jsDelivr. Bij het ophalen van die bestanden ontvangen deze partijen je IP-adres en technische informatie over het verzoek. Daarbij kan verwerking buiten de EER plaatsvinden. Deze privacyverklaring verleent daarvoor geen toestemming.

De definitieve site zal de lettertypes zelf hosten. Voor ingebruikname van de definitieve site moeten ook de externe scripts en eventuele doorgiften buiten de EER zijn beoordeeld. Bij doorgifte zijn een geldige grondslag en de vereiste AVG-waarborgen nodig.

Cookies en technische opslag

De site gebruikt geen trackingcookies, marketingcookies of analytics. Alleen technisch noodzakelijke opslag kan worden gebruikt om de site te laten werken. Daarvoor is geen cookiebanner nodig.

Externe lettertypes en scripts maken wel verbinding met andere partijen, ook zonder trackingcookies. Dat staat beschreven bij ‘Waar worden je gegevens verwerkt?’.

Hoe beveilig ik je gegevens?

Ik beveilig persoonsgegevens met passende technische en organisatorische maatregelen. De website gebruikt een versleutelde verbinding via HTTPS. Binnen mijn bedrijf heb alleen ik toegang tot je gegevens. Dienstverleners kunnen toegang hebben voor zover dat nodig is voor hun dienst.

Ik houd software actueel en maak back-ups om gegevens te kunnen herstellen bij een storing. Ook back-ups vallen onder mijn beveiligingsmaatregelen en bewaarbeleid.

Welke rechten heb je?

Je kunt mij vragen om:

  • Inzage in de persoonsgegevens die ik van je heb.
  • Correctie van gegevens die onjuist of onvolledig zijn.
  • Verwijdering van je gegevens als er geen reden meer is om ze te bewaren.
  • Beperking van het gebruik van je gegevens, bijvoorbeeld zolang de juistheid wordt onderzocht.
  • Overdracht van gegevens die je zelf hebt verstrekt, voor zover ik die geautomatiseerd op basis van toestemming of een overeenkomst verwerk.

Je kunt ook bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Ik stop die verwerking, tenzij er zwaarwegende gerechtvaardigde redenen zijn die zwaarder wegen dan jouw belangen, of de gegevens nodig zijn voor een rechtsvordering.

Deze rechten zijn niet onbeperkt. Ik mag bijvoorbeeld geen facturen verwijderen die ik volgens de wet moet bewaren. Als ik een verzoek niet kan uitvoeren, leg ik uit waarom.

Stuur je verzoek naar info@itsdoneservices.nl of bel 085 060 4300. Ik reageer binnen een maand na ontvangst. Bij ingewikkelde of meerdere verzoeken kan ik de termijn met maximaal twee maanden verlengen. Daarover informeer ik je binnen de eerste maand, met de reden.

Bij twijfel kan ik aanvullende informatie vragen om vast te stellen dat het verzoek van jou komt. Ik vraag daarvoor geen kopie van je identiteitsbewijs. Ik controleer je identiteit op een manier die zo min mogelijk extra gegevens vereist.

Een vraag of klacht?

Neem bij een vraag of klacht over je gegevens contact met mij op via info@itsdoneservices.nl of 085 060 4300. Dan kan ik het met je bespreken.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan direct. Je hoeft niet eerst contact met mij op te nemen.

Automatische besluiten en AI

Ik neem geen besluiten over je die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen of vergelijkbare belangrijke gevolgen voor je hebben.

Voor informatie over mijn gebruik van AI komt er een apart protocol: AI-gebruik. Dit protocol wordt later toegevoegd.

Wijzigingen in deze verklaring

Als mijn werkwijze of de regels veranderen, pas ik deze privacyverklaring aan. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bovenaan zie je wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.